Com controle por lote, validade, alerta de vencimento e estoque mínimo. Feita por quem desenvolve software de estoque para clínicas médicas, odontológicas e estéticas.
Arquivo .xlsx · funciona no Excel, Google Sheets e LibreOffice · sem pedir email
O controle de estoque em clínica tem uma diferença brutal para o comércio: aqui, produto tem lote e validade, e errar isso não é prejuízo: é risco sanitário. O método abaixo é o mesmo da planilha.
Liste tudo o que a clínica usa: anestésicos, descartáveis, restauradores, injetáveis. Defina quanto de cada item precisa existir para nunca faltar no meio de um atendimento.
Cada movimentação com data, quantidade, responsável e, principalmente, o lote. Sem registro de saída, o saldo mente. E estoque que mente é pior que estoque nenhum.
"Tenho 100 tubetes" não diz nada se 60 vencem este mês. O saldo que importa é por lote, com validade. É assim que a vigilância sanitária espera encontrar o seu registro.
O princípio FEFO (first expire, first out): a saída sempre consome o lote de validade mais curta. É a regra que mais reduz descarte por vencimento. E a mais esquecida na correria.
Em inspeção, o que se pede normalmente é o histórico de movimentações com lote, validade, data e responsável, além do registro de descartes com motivo. Uma caderneta não entrega isso. Uma planilha bem mantida, entrega. Desde que alguém a mantenha todos os dias.
Não é no roubo, é no silêncio: o lote que venceu na prateleira porque ninguém olhou, a compra em urgência (e mais cara) porque o mínimo não existia, o item comprado em dobro porque o saldo estava errado. Todos os três são resolvidos com registro disciplinado. A planilha automatiza a matemática, mas a disciplina continua sendo sua.
Cinco abas: instruções, produtos (com estoque mínimo e status), movimentações (com validação de dados para evitar erro de digitação), lotes (com dias para vencer e alerta) e um painel que resume tudo. Também vem uma verificação de integridade: se alguma movimentação apontar para um lote não cadastrado, a planilha acusa em vez de esconder. É o erro mais comum e mais silencioso do controle em Excel.
A planilha só avisa quando alguém abre ela. Se ninguém abrir na segunda-feira, o lote que venceu no sábado continua na prateleira. E ninguém fica sabendo.
O Clínica Estoque é um sistema 100% dedicado ao estoque de clínicas: o alerta de vencimento chega no celular da equipe dias antes, a baixa é feita bipando o código de barras e o cadastro entra sozinho importando a NFe.