Planilha ou sistema de controle de estoque na clínica: quando a planilha deixa de dar conta

A planilha dá conta do estoque da clínica, mas só enquanto ele é pequeno: uma pessoa cuidando, poucos produtos e quase nada com validade curta.

Agora quando existe uma equipe grande para movimentar o estoque, quando entram muitos produtos com lote e validade ou quando o vencimento começa a aparecer na hora do atendimento, a planilha passa a custar mais do que economiza. É nesse ponto que vale considerar passar para um sistema de controle de estoque.

Abaixo você vê quando a planilha ainda funciona bem, os cinco sinais de que ela já não dá conta e como fazer a troca sem parar a rotina da clínica.

Quando a planilha funciona bem

A planilha é uma boa escolha quando:

• uma pessoa só cuida do estoque e lança tudo no mesmo dia;
• a clínica tem poucos itens, que dá para saber de cabeça e contar nos dedos;
• quase nenhum produto tem validade curta;
• a contagem é feita com frequência, muito rápido, e o número da planilha sempre bate com o da prateleira.

Nesse cenário, uma planilha bem montada resolve. Se você está começando, a planilha gratuita de controle de estoque para clínicas já vem com abas de produtos, lotes e movimentações, mostra os dias até o vencimento e indica qual lote usar primeiro. Ela abre no Excel, no Google Planilhas e no LibreOffice, e pode ser baixada sem cadastro.

5 sinais de que a planilha já não dá conta

1. Mais de uma pessoa mexe no estoque

Na maioria das clínicas, quem tira material do estoque não é só uma pessoa. Recepção, auxiliar e profissionais pegam o que precisam durante o dia. A planilha só fica certa se todo mundo lançar na hora, e basta uma saída esquecida para o saldo ficar errado. Quando há cópias do arquivo em mais de um computador ou no WhatsApp, fica difícil saber qual é a versão certa.

2. Os produtos têm lote e validade

Anestésicos, resinas, toxina botulínica, ácido hialurônico e medicamentos injetáveis chegam com lote e validade diferentes a cada compra. Na planilha, cada lote é digitado à mão. Para saber o que está perto de vencer, alguém precisa abrir o arquivo e procurar. E, se a fiscalização pedir o histórico de um lote, esse levantamento é feito na hora, linha por linha.

3. O vencimento aparece na hora do atendimento

Esse é o sinal mais caro. O produto separado para o paciente está vencido, e a clínica perde o produto e ainda atrasa o atendimento. A planilha não avisa sozinha: ela só mostra o que vence quando alguém lembra de abrir.

4. A contagem nunca bate

O número da planilha é um e o da prateleira é outro. Ninguém sabe se foi uma saída não lançada, um erro de digitação ou uma fórmula apagada sem querer. Sem o registro de quem e quando fez cada movimentação, não dá para descobrir onde está a diferença.

5. Você não sabe quanto a clínica gasta com material

Para saber quanto saiu de estoque no mês, em reais, é preciso cruzar compras e saídas à mão. Na prática, quase ninguém faz essa conta, e a clínica decide compras no achismo, sem saber o que realmente consome.

O que um sistema de controle de estoque faz, que a planilha não faz?

Um sistema de controle de estoque resolve justamente o que depende de alguém lembrar de fazer:

• Avisa sozinho. Manda alerta no celular e por e-mail antes de um produto vencer e quando o estoque fica baixo.
• Guarda lote e validade de cada entrada. Na hora da saída, indica o lote que vence primeiro.
• Lê a nota fiscal. A entrada é feita pelo arquivo XML da NF-e, com produtos, quantidades e valores, sem digitar item por item.
• Dá baixa pelo código de barras. A câmera do celular lê o código do produto, sem leitor separado.
• Registra quem fez cada movimentação. Cada entrada, saída e descarte fica no histórico, com data, lote e motivo.
• Separa o que cada pessoa pode fazer. Cada usuário tem a sua permissão, e o número de usuários não tem limite.
• Gera relatórios. As movimentações saem em PDF ou em planilha para exportar.

O sistema Clínica Estoque foi feito só para isso: o estoque de clínicas odontológicas, de estética, médicas e veterinárias. Ele funciona online no computador, no celular e no tablet.

Como trocar a planilha por um sistema sem parar a clínica?

1. Deixe a planilha atual com pelo menos o nome de cada produto e a quantidade.
2. Importe essa planilha no sistema. O Clínica Estoque aceita até 500 produtos de uma vez.
3. Lance os lotes e as validades, começando pelos produtos que vencem antes. Isso pode ser feito aos poucos.
4. Passe a dar baixa pelo celular no dia a dia.
5. Deixe a planilha antiga só para consulta por algumas semanas e depois aposente o arquivo.

A importação leva poucos minutos. O que toma mais tempo é a primeira conferência dos lotes, e ela não precisa ser feita de uma vez.

Perguntas frequentes:

A planilha gratuita serve para clínica odontológica, de estética e médica?

Serve. Ela funciona para qualquer clínica e profissionais da área da saúde, que controla produtos com lote e validade. Para ver como o sistema atende cada área, veja as páginas de clínica odontológica, clínica de estética e clínica médica.

Preciso trocar o sistema de gestão da clínica?

Não. O Clínica Estoque cuida só do estoque e funciona sozinho. A agenda, o prontuário e o financeiro continuam onde já estão.

Como testar antes de decidir?

O teste é grátis por 7 dias e não pede cartão de crédito. Dá para importar a sua planilha no teste e usar o sistema com os produtos reais da clínica. Uma dica importante, é você aproveitar ao máximo os dias no teste, só assim você vai conseguir usufruir dos benefícios de verdade na rotina da sua clínica.
Para começar, crie sua conta.